연구계획서 예산(Budget) 작성 시 자주 하는 실수

연구계획서를 몇 주에 걸쳐 공들여 쓰고도, 마지막 예산(Budget) 페이지는 서식만 채워 넣고 급하게 제출하는 경우가 많다. 그러나 심사위원에게 연구계획서 예산은 부수적인 행정 서류가 아니라, 연구자가 자신의 연구를 얼마나 구체적으로 설계했는지 보여주는 또 하나의 근거다. 항목이 애매하거나 사업 유형의 상한액을 넘기거나, 집행 단계에서 문제가 될 소지가 있는 방식으로 인건비를 편성하면, 연구 아이디어 자체는 흠잡을 데 없어도 예산 항목에서 감점되거나 서류 단계에서부터 반려될 수 있다.

이 글은 한국연구재단(NRF)이 공지한 2026년도 개인기초연구사업 신청요강과 과학기술정보통신부의 국가연구개발사업 연구개발비 사용 기준을 근거로, 연구계획서의 예산 부분을 작성할 때 실제로 반복되는 실수 다섯 가지를 정리했다. 이전에 다룬 NRF 연구비 신청서 작성 가이드: 흔한 탈락 사유 5가지에서는 신청서 전체에서 반복되는 탈락 사유를 폭넓게 다뤘다면, 이 글은 그중에서도 예산 항목 하나에 초점을 맞춘다.

예산이 심사에서 왜 중요한가

연구자들은 흔히 예산 항목을 심사와 무관한 회계 절차로 여긴다. 그러나 프랑스 임상연구비(PHRC) 심사위원을 대상으로 한 질적 연구는 심사위원들이 실제로 사용하는 평가 기준을 9개 영역으로 분류했는데, 여기에는 공모 취지와의 부합성, 유용성, 독창성, 혁신성, 연구방법론, 실행 가능성과 나란히 예산(funding)이 정식 평가 영역으로 포함돼 있었다. 예산은 방법론이나 실행 가능성을 보완하는 부차적 서류가 아니라, 그 자체로 심사위원이 점검하는 독립된 평가축이라는 뜻이다.

한국의 연구계획서도 다르지 않다. 방법론 항목에서 아무리 실험 설계를 정교하게 제시해도, 뒤이은 예산 항목에서 그 실험에 필요한 장비나 인력이 반영되지 않았거나, 반대로 실제 연구 규모에 비해 지나치게 큰 금액을 신청했다면 심사위원은 연구자가 자신의 연구를 얼마나 현실적으로 계획했는지 의심하게 된다. 방법론과 실행 가능성이 심사에서 가장 자주 거론되는 항목이라는 점은 이미 다룬 적이 있는데, 예산은 이 두 항목이 종이 위에서만이 아니라 실제로 집행 가능한 계획인지를 보여주는 구체적인 증거이기도 하다.

실무적으로도 예산 항목은 심사위원이 가장 빠르게 훑어볼 수 있는 부분이다. 연구 배경이나 선행연구 검토처럼 긴 서술형 텍스트를 정독하지 않아도, 표로 정리된 예산 항목은 몇 초 안에 훑어보는 것만으로 규모나 구성의 이상 징후를 파악할 수 있다. 상한액을 넘겼거나, 특정 항목이 지나치게 비대하거나, 연구 규모에 비해 인건비 비중이 유독 낮거나 높다면 심사위원은 그 순간 나머지 서류를 더 의심스러운 눈으로 다시 읽게 된다. 반대로 말하면, 잘 짜인 예산 항목은 나머지 서류에 대한 신뢰도를 함께 끌어올리는 효과가 있다는 뜻이다.

실수 1. 직접비와 간접비를 혼동해서 편성한다

2026년도 과학기술정보통신부 개인기초연구사업 신청요강은 간접비 분리지급 방식을 적용한다고 명시한다. 신청 단계에서 연구자가 예산으로 편성해 신청하는 금액은 직접비뿐이며, 간접비는 선정 이후 한국연구재단이 연구자 소속 기관별로 고시된 간접비 비율에 따라 별도로 산정해 지급한다.

이 구조를 정확히 이해하지 못하면 두 방향의 실수가 나온다. 하나는 신청서 예산 총액에 간접비 성격의 비용, 즉 기관 운영비나 관리비 같은 항목을 직접비 항목으로 끼워 넣는 경우다. 다른 하나는 반대로 간접비가 어차피 별도로 지급된다는 점을 인지하지 못한 채 직접비 예산을 지나치게 보수적으로 편성해, 정작 연구 수행에 필요한 인건비·재료비·장비비가 부족한 상태로 계획을 세우는 경우다. 간접비는 연구자가 직접 계산하거나 협상하는 항목이 아니라 소속 기관에 이미 고시된 비율에 따라 자동으로 산정된다는 점을 알아두면, 신청서 작성 단계에서는 오직 직접비, 즉 실제 연구 수행에 쓰이는 비용에만 집중해서 정확하게 설계하면 된다.

국가연구개발사업의 직접비는 통상 인건비, 연구시설·장비비, 연구재료비, 연구활동비, 연구수당의 다섯 갈래로 나뉜다(사업에 따라 위탁연구개발비가 더해지기도 한다). 예산 페이지를 채울 때 이 다섯 갈래를 먼저 목록으로 세워 두고, 방법론에서 설명한 실험·조사 단계 하나하나가 어느 항목에 얼마만큼 대응하는지 짝지어 보면, 뒤에서 설명할 ‘예산과 연구 내용의 정합성’ 문제를 미리 상당 부분 걸러낼 수 있다.

실수 2. 사업 유형별 상한액을 확인하지 않는다

개인기초연구사업은 리더연구, 핵심연구, 신진연구, 세종과학펠로우십 등 여러 세부 유형으로 나뉘고, 유형마다 연간 직접비 상한액이 크게 다르다. 자신이 지원하는 세부 유형의 정확한 상한액을 확인하지 않고 다른 연구실이 이전에 준비했던 별개 유형의 예산 규모를 그대로 참고해 편성하면, 상한액을 초과해 반려되거나 반대로 지원 가능한 규모보다 훨씬 작게 편성해 손해를 보게 된다.

표에서 보듯 유형에 따른 격차는 상당히 크다. 예를 들어 세종과학펠로우십 국내트랙은 연간 1억원 이내로 지원되지만, 그 안에서도 연구책임자 본인의 인건비는 별도로 최대 6,500만원(자녀수당 별도)까지로 제한된다. 프로그램 전체 상한액과 그 안의 세부 항목별 상한액이 이중으로 존재하는 경우가 있으므로, 신청요강의 해당 유형 부분을 처음부터 끝까지 확인하지 않고 어림잡아 예산을 짜면 세부 상한액 하나를 놓치기 쉽다.

여기서 한 가지 주의할 점이 있다. 위 표는 2026년도 개인기초연구사업 신규과제 신청요강에 실린 세부유형별 상한액이며, 기초연구실(BRL)이나 이공분야기초연구사업, 글로벌TOP전략연구소처럼 개인기초연구사업과 별도로 운영되는 다른 NRF·MSIT 사업은 각각 고유한 예산 규정과 상한액을 갖는다. 여러 사업을 동시에 검토하고 있다면 “다른 사업에서 봤던 숫자”를 그대로 가져다 쓰지 말고, 지원하려는 사업의 그해 신청요강을 매번 새로 확인해야 한다. 같은 이름의 사업이라도 회계연도가 바뀌면 상한액이 조정되는 경우가 있으므로, 전년도 자료나 동료의 기억에 의존하는 것도 위험하다.

실수 3. 위탁연구개발비·외부 전문기술활용비·국제공동연구개발비를 잘못 편성한다

개인기초연구사업 신청요강은 위탁연구개발비를 원칙적으로 계상·집행할 수 없다고 명시한다. 이 사업 유형에서는 연구의 핵심 부분을 다른 연구기관에 외주로 맡기는 방식의 예산 편성이 애초에 허용되지 않는다는 뜻이다. 반면 외부 전문기술활용비, 즉 연구 수행에 필요한 특정 기술이나 서비스를 외부에서 활용하는 비용은 계상할 수 있지만 직접비의 40%를 초과할 수 없다는 제한이 있다. 두 항목의 성격을 혼동해 위탁에 가까운 비용을 외부 전문기술활용비 명목으로 끼워 넣으려 하다가, 심사나 협약 단계에서 다시 정리해야 하는 상황이 자주 발생한다.

국제공동연구개발비도 자주 오해되는 항목이다. 해외 연구기관과의 공동연구를 계획하고 있다면 신청 단계에서부터 관련 비용을 예산에 포함하고 싶어지기 마련이지만, 신청요강은 국제공동연구개발비를 접수 시점에는 계상하지 않으며, 과제가 선정되고 협약을 맺은 이후 연구자가 원할 경우 IRIS(범부처통합연구지원시스템)를 통한 협약변경 신청과 승인을 거쳐야만 계상·집행할 수 있다고 규정한다. 국제공동연구 계획이 있다면 연구계획서 본문에서는 충분히 설명하되, 신청 단계의 예산 항목에는 반영하지 않고 선정 이후 절차를 별도로 준비하는 것이 맞다.

실수 4. 학생인건비를 불균형하게 편성하거나 사후에 공동관리한다

대학원생·연구보조원의 인건비는 예산에서 가장 민감한 항목 중 하나다. 신청요강은 학생인건비의 월 최소 기준으로 학사과정 130만원, 석사과정 220만원, 박사과정 300만원 이상을 제시한다. 여기에 더해 과학기술정보통신부의 국가연구개발사업 연구개발비 사용 기준은 학생연구자별로 지급되는 인건비가 계상기준의 10% 이상이 되도록 관리하라는 학생인건비 관리기준을 두고 있다. 특정 학생 한두 명에게는 기준액을 채워주고 나머지 학생에게는 형식적으로 최소한만 배정한 뒤 그 차액을 다른 목적에 쓰는 방식은 예산 편성 단계에서부터 규정 위반이라는 의미다.

이 문제는 단순한 서류상의 실수로 끝나지 않는다. 실제로 서울행정법원 행정1부는 2024년 6월, 한 대학교수가 2015~2017년 대학원생 인건비 3,700만원을 공동으로 관리하면서 이 중 1,650만2,000원을 연구에 참여하지 않은 인력의 인건비와 선물비 등으로 사용한 사건에서, 연구비 환수 825만1,000원과 제재부가금 165만200원 처분이 정당하다고 판결했다. 재판부는 “학생 인건비를 공동관리했는데 그 규모나 기간, 반복성, 의도성 등에 비춰 비위의 정도가 결코 가볍다고 할 수 없다”며 이러한 처분에 “잘못된 관행을 바로잡을 공익상의 필요성”이 있다고 밝혔다. 다만 제재의 구체적인 수위는 위반의 경위와 반복성, 금액 규모에 따라 사안별로 다르게 판단될 수 있다는 점도 함께 고려할 필요가 있다.

예산을 편성하는 시점에서 학생인건비를 실제 참여율에 따라 정확하게 배분하고, 연구 참여도와 무관하게 특정 계좌로 몰아주는 관행을 처음부터 설계에 넣지 않는 것이, 이후의 행정 처분과 평판 손실을 막는 가장 확실한 방법이다.

실수 5. 예산과 연구 내용의 정합성을 확인하지 않는다

방법론 항목과 예산 항목을 따로 작성하다 보면 두 항목이 서로 어긋나는 경우가 생긴다. 연구방법에서는 언급하지 않은 고가 장비를 예산에 편성했거나, 반대로 방법론에서 필수적이라고 설명한 장비나 재료가 예산에는 빠져 있는 경우가 대표적이다. 참여자를 모집하는 임상연구나 설문조사처럼 사례비 비중이 큰 연구라면, 예산을 짜기 전에 표본 크기 계산부터 마쳐야 참여자 수에 맞는 인건비·사례비 항목을 정확히 산정할 수 있다. 표본 크기를 어떻게 결정하는지는 표본 크기(Sample Size) 계산 완벽 가이드에서 자세히 다뤘다. 심사위원 입장에서는 방법론과 예산의 이런 불일치가 연구계획 자체의 실행 가능성을 의심하게 만드는 신호로 읽힌다.

연구활동비, 특히 회의비 항목도 정합성을 점검해야 할 부분이다. 국가연구개발사업 연구개발비 사용 기준은 2023년 개정을 통해 회의비 인정 요건을 강화해, 사전에 내부 결재를 받고 외부 기관 소속 참석자가 실제로 참여하는 회의에 한해서만 식비를 인정하도록 했다. 회의 개최 사실 없이 관행적으로 잡아 두던 팀 점심 식대 같은 항목은 더 이상 연구활동비로 편성할 수 없다는 뜻이다. 예산에 회의비나 출장비를 반영할 때는 실제 연구 일정, 학회 참석 계획, 협업기관과의 회의 계획과 구체적으로 연결되는지 스스로 점검해야 한다.

인건비 계산에서도 비슷한 정합성 문제가 발생한다. 대학이나 기업 소속 연구원의 총 참여율은 100%를 넘을 수 없으며, 참여율 130%까지 허용되는 특례는 정부출연연구기관이나 특정연구기관 소속 연구원에 한정된다. 이미 다른 과제에 상당 비율로 참여하고 있는 상태에서 새 과제에 높은 참여율의 인건비를 편성하면 전체 참여율이 기준을 초과해 예산 자체가 반려될 수 있다. 또한 인건비를 계산할 때는 4대 보험과 퇴직급여충당금의 기관 부담금분을 포함한 기준단가로 산정해야 하며, 내부 규정을 이유로 이를 제외하고 계산하는 것은 인정되지 않는다. 예산 항목 하나하나가 연구방법·연구 일정·참여 인력 현황과 실제로 맞물려 있는지 제출 전에 교차 점검하는 습관이 필요하다.

예산 작성 실수 5가지 요약

예산까지 완성도 있게, 신청서 전체를 점검받으려면

예산 항목의 형식적 요건은 신청요강을 꼼꼼히 대조하면 상당 부분 예방할 수 있지만, 예산이 방법론·연구 일정과 실제로 맞물려 있는지, 심사위원이 봤을 때 설득력 있게 구성됐는지는 스스로 판단하기 어려운 경우가 많다. Editverse의 연구과제 신청서 작성 지원 서비스는 NRF·MSIT 지원사업의 특성을 반영해 연구의 필요성부터 방법론, 예산 구성, 기대효과까지 신청서 전반의 정합성을 검토한다.

결론

예산 항목은 연구계획서에서 가장 늦게 채워지는 경우가 많지만, 심사위원에게는 연구자가 자신의 연구를 얼마나 구체적이고 현실적으로 설계했는지 보여주는 항목이다. 직접비와 간접비를 구분하고, 지원하는 세부 유형의 정확한 상한액을 확인하고, 위탁연구개발비와 국제공동연구개발비의 계상 시점을 지키고, 학생인건비를 규정대로 공정하게 배분하고, 예산과 연구 내용의 정합성을 마지막으로 점검하는 다섯 단계만 지켜도 예산 항목에서 불필요하게 감점되거나 반려되는 상황은 대부분 피할 수 있다. 다음 마감을 준비하고 있다면, 방법론 초안이 끝난 뒤가 아니라 처음부터 예산 항목을 나란히 설계하는 편이 훨씬 안전하다.

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참고 자료
2026년도 과학기술정보통신부 개인기초연구사업 신규과제 신청요강(한국연구재단), research.uos.ac.kr 게시본
국가연구개발사업 연구개발비 사용 기준 주요 개정사항 안내, 강원대학교 산학협력단, iacg.gwnu.ac.kr
한국연구재단 연구비 집행 Q&A 사례집, 서울시립대학교 산학협력단 게시, research.uos.ac.kr
경향신문, “교수가 ‘학생인건비 공동관리’···법원 “잘못된 관행, 환수 정당””, 2024.6.17, khan.co.kr
Abdoul H, Perrey C, Amiel P, et al. Peer review of grant applications: criteria used and qualitative study of reviewer practices. PLoS One. 2013;7(9):e46054. PMID: 23029386