APC 연구비 처리 서류: 논문 게재료 증빙 정리
연구비로 논문 게재료(APC, Article Processing Charge)를 낼 때 가장 먼저 부딪히는 질문은 “어떤 서류를 내야 하는가”입니다. 이 글은 APC 연구비 처리 서류를 국가연구개발사업 연구개발비 사용 기준, 한국연구재단(NRF) 교육 자료, 서울대학교·서울시립대학교·아주대학교가 공개한 안내 문서, 그리고 Wiley·MDPI·Springer Nature의 invoice 안내 페이지에서 확인되는 범위로만 정리합니다. 문서에 적혀 있지 않은 내용은 추측하지 않고 “확인 필요”로 표시했습니다.
APC는 논문이 게재 승인된 뒤 출판사가 저자 또는 기관에 청구하는 비용입니다. 금액 비교는 논문 게재료(APC) 얼마나 들까? 저널별 비용 비교에서, 오픈 액세스와 구독형의 차이는 Open Access vs 구독형 저널: 한국 연구자를 위한 선택 가이드에서 다뤘습니다. 이 글은 금액이 아니라 결제 이후의 행정 절차, 곧 어떤 증빙이 어떤 순서로 필요한지에 집중합니다.
여기서 소개하는 기관별 요건은 각 기관 자신의 규정입니다. 다른 대학이나 다른 연구과제에 그대로 적용되지 않으며, 모든 기준일은 2026-10-11입니다. 결제하기 전에 소속 산학협력단의 연구비 담당 부서와 연구과제 협약서를 먼저 확인하시기 바랍니다.
간단히 말하면
국가연구개발사업 연구개발비 사용 기준은 연구활동비의 “그 밖의 비용”에 논문 게재료를 명시하고, 중앙행정기관이 인정하면 연구개발기간 종료일부터 2년 후까지 쓸 수 있게 합니다. 요구하는 증빙은 기관마다 다르며, 공개 문서에서는 논문 서지정보 서류, 결제 증빙, 출판사 invoice 등이 확인됩니다. 결제 전에 소속 기관의 연구비 담당 부서에 확인하는 것이 먼저입니다.
국가연구개발사업에서 논문 게재료는 어느 비목인가
국가연구개발사업의 연구개발비 집행 기준은 과학기술정보통신부고시 「국가연구개발사업 연구개발비 사용 기준」(고시 제2026-38호, 2026년 5월 6일 일부개정·시행)입니다[1]. 제10조는 연구활동비의 사용용도를 열거하며, 제11호 “그 밖의 비용”에 문헌구입비, 인쇄·복사·인화비, 우편요금 등과 함께 “논문 게재료”가 들어 있습니다. 같은 호는 이 비용이 “연구개발과제와 직접 관련있는” 경우여야 한다고 적고 있습니다[1].
정리하면 논문 게재료는 독립된 비목이 아니라 연구활동비 안의 항목이고, 핵심 조건은 해당 과제와의 직접 관련성입니다. 이 고시는 국가연구개발혁신법 제13조제4항에 따라 국가연구개발사업의 연구개발비 사용 기준을 정한 것이므로[1], 기업 과제나 대학 자체 연구비, 재단·협회 과제에는 그 협약과 기관 규정을 따로 확인해야 합니다. 이 글의 설명을 그대로 옮겨 적용하면 안 됩니다.
사용 기한과 입력: 종료일 이후 최대 2년
일반 직접비는 연구개발기간 종료일 이전에 사용해야 합니다. 논문게재료와 저술출판비용은 예외로, 중앙행정기관의 장이 인정하는 경우 종료일부터 2년 후까지 사용할 수 있습니다(고시 제22조제4항 제4호)[1]. 보고서 발간·평가 관련 비용, 정산 수수료, 공공요금, 제세공과금, 연구수당, 종료일 이전에 지출원인행위를 한 금액은 연구개발비 사용실적 보고일까지 쓸 수 있는 별도의 예외입니다[1][2].
사용 후 입력 의무도 있습니다. 제80조제3항은 연구개발기관이 사용할 것으로 예상한 논문게재료·저술출판비용을 적정하게 사용한 연구개발비로 간주하되, 실제 사용금액을 연구비통합관리시스템에 연구개발기간 종료일로부터 2년 이내에 입력하도록 합니다. 제83조제2항은 예상 금액과 입력된 금액의 차액을 회수 금액으로 결정한다고 정하고 있습니다[1]. NRF 교육 자료는 이 비목을 중앙행정기관의 장이 인정한 경우 사용실적보고서 제출 시 가집행 연구비를 입력해야 하는 항목으로 안내합니다[2].
예를 들어 연구개발기간이 2026-02-28에 끝나는 과제(가상의 예시)라면 일반 직접비는 그 날까지 써야 하지만, 논문게재료는 인정을 받은 경우 2028-02-28까지 사용하고 실제 금액을 입력할 수 있습니다. 투고한 저널의 심사가 길어져 게재 승인이 종료일을 넘길 수 있는 과제라면, 투고 전에 이 비목의 처리 방식을 연구비 담당 부서와 확인해 두는 편이 안전합니다.
결제 수단도 정해져 있습니다. 직접비는 연구비카드를 사용하거나 계좌이체로 지급해야 하며, 외국 물품의 수입처럼 둘 다 쓸 수 없는 경우에 한해 지폐나 주화를 쓸 수 있습니다(제22조제5항). 제22조제2항은 연구개발비 사용을 입증할 증명자료를 갖추도록 합니다[1]. 어떤 서류가 증명자료인지는 고시가 아니라 각 기관의 증빙 목록이 구체화합니다.
기관 문서에서 확인되는 증빙 서류
서울대학교 산학협력단의 “연구비 집행 비목별 증빙서류”(2026.07. 판)에서 “과제와 직접 관련있는 그 밖의 비용” 가운데 논문 게재료 행은 SRnD 기타지급사용내역서, 카드매출전표 또는 전자세금계산서, 그리고 논문명·학술지명칭·발행국가·SCIE 여부·게재 년월일·권호·저자명·시작 및 끝 페이지가 표시된 관련 서류를 요구합니다. 해당 과제에 성과로 등록한 내역으로 갈음할 수 있다는 단서도 있습니다[3].
서울시립대학교 산학협력단 FAQ(과제정산)는 연구계획서에 논문게재료를 계상하지 못했더라도 해당 연구과제와 직접 관련이 있으면 연구활동비에서 집행할 수 있다고 답합니다. 이때 논문명, 학술지명칭, 발행국가, SCI 여부, 게재 년월일, 권호, 저자명, 시작 및 끝 페이지가 표시된 관련 서류 등을 갖추도록 안내합니다[4].
아주대학교 연구정보처의 “학술지논문 게재료지원”은 연구과제 연구비가 아니라 교내 학술활동 지원 제도입니다. 국내 재단 등재(후보)지 논문은 40만원 이내, 국제논문(SCI(E), SSCI, A&HCI, SCOPUS)은 60만원 이내이고 국내 일반·국제 일반 학술지는 지원하지 않는다고 적혀 있습니다. 영수증이나 청구공문에 적힌 금액 중 최대 지원금액을 넘지 않는 범위에서 지원하며, 감사비·연회비처럼 논문 게재와 직접 관련 없는 비용은 지원하지 않습니다. 공동 발표는 제1저자 또는 교신저자인 교수에게만 지원합니다[5].
아주대 안내가 요구하는 서류는 게재논문 별쇄본, 그리고 직인이 날인된 영수증·계산서·납입증명서(입금증만으로는 불가)·(개인)카드 전표 또는 학회장 명의의 청구공문(invoice)입니다. 국제논문은 결제완료 이메일, 논문게재료 invoice, 원화로 환산된 영수증을 붙여야 하고, 화폐 단위가 다르므로 해외매출거래내역확인서 또는 카드매출전표를 제출하도록 합니다. 학교가 학회로 직접 입금하는 경우에는 최소 2주 이상 걸리므로 신청 전에 마감일을 확인하라고 안내합니다[5].
세 문서에서 공통으로 확인되는 것은 게재 사실을 확인하는 서지정보 서류입니다. 결제 증빙의 종류와 기관 자체 서식은 문서마다 다릅니다. 표의 “기재 없음”은 그 기관이 해당 서류를 요구하지 않는다는 뜻이 아니라, 이 글에서 읽은 공개 문서에 적혀 있지 않다는 뜻입니다.
출판사 invoice에는 무엇이 적히고 누구에게 가는가
Wiley 안내 페이지에 따르면 invoice 또는 proforma는 결제 과정에서 입력한 청구용 이메일 주소로 발송되고, 저자 대시보드의 논문 페이지에서도 받을 수 있습니다. 결제 수단은 은행 송금, 수표, 온라인 신용카드이며 청구 통화는 USD, GBP, EUR입니다. 송금과 수표 결제에는 invoice 번호를 함께 기재해야 합니다. VAT 또는 GST/HST 번호는 선택 입력이고, 면세에 해당하면 체크할 수 있습니다. invoice 생성과 결제 상태 반영에는 최대 48시간이 걸릴 수 있다고 합니다[6].
MDPI는 원고가 게재 승인된 뒤에만 APC invoice를 발행한다고 밝힙니다. 개인 또는 기관 앞으로 청구할 수 있고, 하나의 APC를 최대 8개의 invoice로 나눌 수 있습니다. 분할 요청 양식에는 기관명, 부서(선택), 주소, VAT·세금 번호(기관 청구 시), 구매주문(PO) 번호, 추가 코드 입력란이 있습니다. 교신저자 또는 투고 저자는 게재 승인 전까지 invoice 정보(주소·이메일·통화)를 수정할 수 있지만, 최종 invoice가 발행되면 금액을 바꿀 수 없습니다. 안내된 APC 금액은 VAT 별도입니다[7].
Springer Nature 지원 페이지는 온라인 신용카드 결제 또는 오프라인 결제용 invoice 요청 중에서 고르도록 안내합니다. invoice는 교신저자에게만 이메일로 발송되고, 요청한 invoice는 취소할 수 없습니다. 구매주문(PO) 번호를 invoice에 적을 수는 있어도 PO가 결제 수단으로 인정되지는 않으며, 오프라인 invoice 결제에는 추가 행정 수수료가 붙을 수 있다고 합니다. 소속 기관이 Springer Nature와 협약을 맺은 경우 APC의 일부 또는 전부를 기관이 부담할 수 있습니다[8].
세 출판사가 공통으로 보여 주는 구조는 분명합니다. invoice는 교신저자나 청구용 이메일로 가고, 통화는 USD·GBP·EUR 같은 외화이며, 청구처 정보(기관명·주소·세금번호·PO)는 invoice가 발행되기 전에 확정됩니다. 외화로 청구된 invoice와 원화 증빙을 함께 내야 하는 기관이 있다는 점은 아주대 사례에서 확인됩니다[5]. 해외 법인이 발행한 서류가 소속 기관의 구매·회계 규정을 충족하는지는 그 기관이 판단합니다. 연구비로 논문 게재료를 처리하는 서류 안내는 참고용이며, 기관 규정에 맞는지는 반드시 소속 기관의 연구비 담당 부서에 확인하시기 바랍니다.
숫자로 보는 예시와 처리 순서
교내 지원 제도처럼 한도가 있는 경우 지원 가능 상한은 영수증에 명시된 금액과 한도 가운데 작은 값입니다. 아주대 안내의 한도[5]를 적용한 가상의 예시는 다음과 같습니다.
| 구분(가상의 예시) | 영수증 금액 | 한도(아주대 안내) | 지원 가능 상한 |
|---|---|---|---|
| SCOPUS 등재 국제 학술지 논문 | 1,000,000원 | 600,000원 | 600,000원 |
| 재단 등재지 국내 학술지 논문 | 250,000원 | 400,000원 | 250,000원 |
첫 번째 사례에서는 한도를 넘는 400,000원이 이 제도로 지원되지 않고, 두 번째 사례에서는 영수증 금액이 한도보다 작아 250,000원이 상한입니다. 영수증에 감사비나 연회비가 섞여 있으면 그 금액은 지원 대상이 아닙니다[5]. 국가연구개발사업에서는 이런 한도가 아니라 협약에 계상된 비목과 고시의 인정 기준이 적용되므로, 계산 방식을 그대로 옮기면 안 됩니다.
처리 순서는 다음과 같이 잡을 수 있습니다. 각 단계의 근거는 위에서 소개한 문서에 있습니다.
- 투고 전: 연구비의 재원(국가연구개발사업인지, 교내·기업·재단 연구비인지)과 협약서·연구계획서의 비목 계상 여부를 확인합니다.
- 투고 전: 연구비 담당 부서에 결제 수단, 청구처 정보(기관명·주소·세금번호), 필요한 증빙 서식을 문의합니다.
- 게재 승인 직후, invoice 발행 전: 청구처 정보를 확정합니다. MDPI는 승인 전까지만 정보를 수정할 수 있다고 안내합니다[7].
- 결제: 국가연구개발사업의 직접비는 연구비카드 또는 계좌이체로 지급합니다[1].
- 결제 후: invoice, 결제완료 이메일, 영수증 또는 카드매출전표, 게재 논문의 서지정보(논문명·학술지명·게재일·권호·저자·쪽수)를 한 묶음으로 보관합니다[3][4][5].
- 종료일 확인: 논문게재료 입력 기한은 연구개발기간 종료일로부터 2년 이내입니다[1].
교정·번역 비용은 문서에 어떻게 적혀 있는가
투고 준비 단계에서는 영문 교정이나 번역 비용도 생깁니다. 이 글에서 읽은 문서 가운데 고시 제10조의 연구활동비 사용용도[1], NRF 교육 자료[2], 서울대 증빙서류 목록[3], 서울시립대 FAQ[4]는 논문 게재료를 명시하지만 교정·번역 비용을 별도 항목으로 열거하지 않습니다. 이 비용을 어느 비목으로 처리할 수 있는지는 이 글에서 확인하지 못했습니다. 발주하기 전에 연구비 담당 부서에 문의하고, 답변을 서면으로 받아 두시기 바랍니다.
한국 연구자가 확인할 곳
대학 소속 연구자라면 연구비 집행의 창구는 보통 소속 산학협력단의 연구비 담당 부서입니다. 서울대와 서울시립대의 사례에서 보듯 증빙 목록은 산학협력단이 공개하는 별도 문서에 있고[3][4], 국가연구개발사업의 공통 기준은 고시와 NRF 같은 전문기관의 교육 자료에 있습니다[1][2]. 두 층위를 구분해서 보면 “고시상 가능한가”와 “우리 기관이 어떤 서류로 처리하는가”를 따로 확인할 수 있습니다.
기관 문서는 개정되므로 서울대 증빙서류 목록처럼 개정 이력이 붙은 문서는 판 번호를 확인하고, 아주대 안내처럼 게시일이 없는 문서는 열람일을 기록해 두는 것이 좋습니다. 이 글의 기관 정보는 모두 2026-10-11에 열람한 내용입니다. 중요한 결제 전에는 원문을 다시 확인하시기 바랍니다.
투고 전에 영문 원고의 교정이 필요하다면 논문 교정 서비스의 범위를 확인해 보시고, 학생·무과제 연구자 할인이나 서비스 범위에 대한 문의는 문의하기 또는 [email protected]으로 보내 주시기 바랍니다.
마무리
APC를 연구비로 처리할 때 확인할 것은 세 가지로 줄일 수 있습니다. 첫째, 연구비의 재원과 협약이 논문 게재료 비목을 허용하는지입니다. 국가연구개발사업이라면 고시 제10조와 제22조, 제80조가 근거입니다. 둘째, 소속 기관이 어떤 증빙(서지정보 서류, 영수증·카드매출전표, invoice, 원화 환산 증빙)을 요구하는지입니다. 셋째, 사용·입력 기한입니다.
출판사 invoice는 외화로, 교신저자 또는 청구용 이메일로, 청구처 정보가 확정된 뒤에 발행됩니다. 그 구조를 알고 있으면 기관이 요구하는 서류를 어느 단계에서 확보해야 하는지 미리 계획할 수 있습니다. 문서에 없는 내용은 가정하지 말고 담당 부서에 확인하는 것이 가장 정확합니다.
참고문헌
1. 과학기술정보통신부. 국가연구개발사업 연구개발비 사용 기준(과학기술정보통신부고시 제2026-38호, 2026-05-06 일부개정·시행). 법제처 법령정보센터 본문(2026-05-11 출력본)을 서울시립대학교 산학협력단이 게시한 파일로 열람. research.uos.ac.kr. 기준일 2026-10-11
2. 한국연구재단. 2026년 한국연구재단 권역별 연구개발비 교육 자료(26.6.). webzine.nrf.re.kr. 기준일 2026-10-11
3. 서울대학교 산학협력단. 연구비 집행 비목별 증빙서류(2026.07. 판, 서울대학교 산학협력연구 연구비 산정기준 별표 1). snurnd.snu.ac.kr. 기준일 2026-10-11
4. 서울시립대학교 산학협력단. FAQ(과제정산) “연구계획서에 논문게재료를 계상하지 못하였는데 논문게재료를 집행할 수 있나요?”. research.uos.ac.kr/faq. 기준일 2026-10-11
5. 아주대학교 연구정보처. 학술지논문 게재료지원(교내 학술활동 지원제도). ajou.ac.kr. 기준일 2026-10-11
6. Wiley Author Services. Article Publication Charge payments. authors.wiley.com. 기준일 2026-10-11 (요약 도구로 열람)
7. MDPI. Article Processing Charges (APC) FAQ. mdpi.com. 기준일 2026-10-11 (요약 도구로 열람)
8. Springer Nature Support. APCs: payment options. support.springernature.com. 기준일 2026-10-11 (요약 도구로 열람)
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