투고증명서와 게재예정증명서: 무엇이 다르고 언제 받아야 하나
학위청구 서류 목록에 “논문투고증명서”나 “논문게재예정증명서”가 있으면 먼저 두 서류를 구분해야 합니다. 투고증명서는 원고가 학술지에 접수되었다는 사실을, 게재예정증명서는 게재가 확정되어 발행을 앞두고 있다는 사실을 보여 줍니다. 투고증명서 게재예정증명서는 이름이 비슷해도 발급되는 시점과 제출처가 다릅니다.
이 글은 학술지 두 곳의 심사 규정, Elsevier의 안내, 대학 세 곳(서울대학교, 서울시립대학교, 경희대학교)의 공개 문서에서 직접 읽은 내용만 사용합니다. 각 문서는 그 기관의 것이며 다른 대학으로 일반화하지 않습니다. 열람일은 모두 2026-10-11이고, 문서에 날짜가 있으면 함께 적었습니다.
학술지와 대학원마다 서식이 다르므로 이 글은 모든 곳에 통하는 서식을 제시하지 않습니다. 대신 공개 문서가 요구하는 항목을 확인하는 방법과, 편집실에 정중하게 요청하는 문장을 정리합니다.
간단히 말하면
투고증명서는 접수 사실을, 게재예정증명서는 게재 확정 사실을 증명합니다. 어느 서류가 필요한지와 제출 시점은 소속 대학원(학과)이 정하므로 공개 문서에서 확인하고, 학술지 편집실에는 필수 표기 항목과 마감일을 적어 요청하십시오.
두 증명서가 증명하는 시점
공개된 문서를 읽으면 서류가 가리키는 시점이 다릅니다.
| 서류 | 증명하는 사실 | 발급 주체(공개 문서 기준) | 근거 |
|---|---|---|---|
| 논문투고증명서 | 원고가 학술지에 투고됨 | 투고 학술지에서 받음 | 서울대 식품영양학과 석사 제출서류[1] |
| 접수 확인서 | 논문이 도착해 접수됨 | 편집위원장이 접수 즉시 전자우편으로 발송한다고 규정 | The Journal of Translation Studies 규정 제16조 1)[6] |
| 논문게재예정증명서 | 게재가 확정됨 | 학술지가 “발급할 수 있다”고 규정 | The Journal of Translation Studies 규정 제16조 11)[6] |
| 게재 증명서 | “게재 확정”으로 최종 판정됨 | 학회가 학회장 명의로 “발급할 수 있다”고 규정 | Journal of History of Modern Art 규정 제9조[5] |
| Acceptance letter | 게재 승인됨 | 편집 시스템이 교신저자에게 이메일로 발송 | Elsevier 지원 페이지(2026-07-15 갱신)[7] |
두 KCI 학술지 규정은 모두 증명서를 “발급할 수 있다”고 적습니다. 이 문구는 의무가 아니라 학술지의 재량으로 읽힙니다. 이는 필자의 해석이므로, 증명서가 필요하다면 투고 전에 편집실에 발급 정책을 문의하는 편이 안전합니다. Elsevier 페이지의 acceptance letter가 한국 대학원이 요구하는 “게재예정증명서”와 같은 서류로 인정되는지는 이 글에서 확인하지 못했으므로 소속 대학원에 확인하십시오.
증명서에 들어가야 할 내용
학술지별 서식은 확인하지 못했습니다. 다만 대학원이 문서에 적은 요건은 확인할 수 있습니다. 서울시립대 박사과정 학술지게재실적물 제출 매뉴얼은 게재예정증명서의 필수 표기사항을 다섯 가지로 적습니다. 게재(발행) 예정일, 저자 표기, 소속, 이름, 논문 제목입니다[3]. 같은 매뉴얼은 대학원 소속임을 밝힌 실적만 인정하고, 입학 후 실적으로 인정한다고 안내합니다[3].
서울대학교 식품영양학과의 석사 제출 서류는 논문투고증명서(투고학회지에서 받음)와 함께 투고논문의 표지(제목, 저자, 소속이 적힌 것)와 초록, 지도교수확인서를 요구합니다[1]. 경희대학교 일반대학원내규 제64조는 학술지에 신청하거나 게재한 논문을 본 대학원 입학일 이후 본교 또는 본 대학원 소속으로 게재해야 한다고 정합니다[4].
세 문서가 모두 소속과 시점을 따진다는 점은 같습니다. 그래서 증명서를 받으면 아래 항목을 대조합니다. 이 표는 위 문서에서 뽑은 확인 목록이며, 소속 대학원의 문서가 우선합니다.
| 확인 항목 | 무엇을 보는가 | 근거 |
|---|---|---|
| 논문 제목 | 투고본과 일치하는지 | 서울시립대 필수표기사항[3] |
| 저자 표기와 이름 | 본인이 어느 순서의 저자로 적혔는지, 철자가 맞는지 | 서울시립대 필수표기사항[3], 서울대 식품영양학과(본인 제1저자·지도교수 포함 요건)[1] |
| 소속 | 대학원 소속이 적혀 있는지 | 서울시립대(대학원 소속 실적만 인정)[3], 경희대(본 대학원 소속으로 게재)[4] |
| 게재(발행) 예정일 | 대학원이 정한 인정 기간 안에 들어오는지 | 서울시립대 필수표기사항[3] |
| 발급 주체 | 학술지 또는 학회가 발급했는지 | 서울대 식품영양학과(투고학회지에서 받음)[1] |
가상의 예시. 증명서에 소속이 병원 이름으로만 적혀 있고 대학원 소속이 없다면, 대학원 소속 실적만 인정하는 대학원에서는 서류가 반려될 수 있습니다. 이런 문제는 증명서를 받은 날 바로 확인하면 수정 요청이 쉽습니다. 마감 직전에 발견하면 재발급 시간을 확보하기 어렵습니다.
대학원이 서류를 쓰는 방식: 세 대학 공개 문서
아래 그림은 각 문서가 이름을 적은 서류를 표시한 것입니다. 공란은 그 문서에 언급이 없다는 뜻이며, 허용되지 않는다는 뜻이 아닙니다.
| 문서 | 서류 | 제출·인정 시점과 조건 |
|---|---|---|
| 서울대 식품영양학과, 석사[1] | 논문투고증명서(투고학회지에서 받음), 투고논문 표지와 초록, 지도교수확인서 | 심사요지서 제출 시. 2025학년도 1학기 재적생·수료생부터 적용. 투고 논문은 본인이 제1저자이고 지도교수가 포함되어야 함 |
| 서울대 식품영양학과, 박사(2024학번부터)[1] | 별쇄본, 게재예정증명서, DOI, 특허증 사본 중 하나 | 논문심사요구서 제출 시 |
| 서울대 재료공학부, 박사[2] | 논문 게재 예정증명서(발표논문으로 인정) | 학위논문 최종심사일 이전에 받은 것. 2023-01-30 개정 세칙, 2023학년도 입학생부터 적용 |
| 서울시립대, 박사[3] | 게재논문 사본 또는 게재예정증명서 | 본심사 종료 후 15일 이내 게재되는 실적에 한해 인정. 학생 신청, 학과 승인, 행정실 승인 순서 |
| 경희대 일반대학원, 석사[4] | 논문게재(신청)증명서 또는 발표증명서 | 학위청구논문심사 결과보고서와 함께 제출. 졸업요건은 [별표6] |
| 경희대 일반대학원, 박사[4] | 논문게재(예정)증명서 | 학위청구논문심사 결과보고서와 함께 제출 |
같은 서울대학교 안에서도 두 학과의 문서가 다릅니다. 식품영양학과는 석사에게 투고증명서를, 박사에게 게재예정증명서나 별쇄본을 요구하고, 재료공학부는 박사에게 최종심사일 이전에 받은 게재 예정증명서를 인정합니다[1][2]. 경희대는 석사에 “게재(신청)”을, 박사에 “게재(예정)”을 적습니다[4]. 즉 석사 단계에서는 투고(신청) 사실만으로 충족되는 곳이 있고, 박사 단계에서는 게재 확정 이후의 서류가 필요한 곳이 있습니다. 이는 위 세 문서에서 읽은 범위이며 다른 학과와 대학에는 적용되지 않습니다.
제출 시점의 기준이 서로 다르다는 점도 눈에 띕니다. 논문심사요구서를 낼 때(서울대 식품영양학과), 최종심사일 이전(서울대 재료공학부), 본심사 종료 후 15일 이내에 게재되는 실적(서울시립대), 결과보고서를 낼 때(경희대)입니다. 박사 졸업요건 전반은 국내 대학원 박사 졸업 SCI 논문 요건 총정리에서 확인할 수 있습니다.
투고에서 제출까지의 타임라인
아래 표는 서류가 언제 가능한지를 정리한 것입니다. 학술지 쪽 시점은 위에서 본 두 KCI 학술지 규정에서 읽은 내용입니다.
| 단계 | 가능한 서류 | 확인할 곳 |
|---|---|---|
| 투고 직후 | 접수 확인서 또는 투고 증명. 학술지가 발급하는지는 학술지별로 다름 | 학술지 편집실, 학과 사무실 |
| 수정 후 게재 판정 | 증명서 발급 여부는 학술지 규정에 따름. 두 KCI 학술지는 증명서를 게재 확정 이후로 연결함[5][6] | 학술지 편집실. 판정 단계별 대응은 수정 후 게재·재심·게재 불가 대응 |
| 게재 확정 통지 | 게재(예정) 증명서 요청 시점 | 학술지 편집실 |
| 대학원 제출 마감 | 대학원이 정한 시점에 제출(위 표 참조) | 학과 사무실, 대학원 공지 |
가상의 예시. 서울시립대 매뉴얼의 기준을 적용해 계산합니다. 본심사가 12월 10일에 끝난다고 가정하면 12월 10일에서 15일 뒤인 12월 25일까지 게재(발행)되는 실적만 인정됩니다[3]. 따라서 증명서에 적힌 게재(발행) 예정일이 12월 25일 이전인지 확인해야 하고, 예정일이 1월이면 이 기준으로는 인정되지 않을 수 있습니다. 필자의 제안으로, 증명서는 게재 확정 통지를 받은 날 요청하고 대학원 마감일보다 14일 이상 앞서 받는 것을 목표로 잡으십시오. 학술지의 발급 소요 기간은 확인하지 못했습니다.
편집실에 정중하게 요청하는 법
요청 메일에는 세 가지를 넣습니다. 첫째, 상황을 한 줄로 밝힙니다(논문 제목, 접수번호, 게재 확정 통지일). 둘째, 필요한 서류와 반드시 들어가야 할 표기 항목을 적습니다. 셋째, 대학원 제출 마감일과 수령 방식(PDF 이메일 수령 가능 여부)을 적습니다. 학술지가 직인이나 서명이 있는 서류만 발급한다면 우편 발송 일정도 물어야 합니다.
아래는 가상의 예시 문안입니다. 괄호 안을 실제 정보로 바꾸고, 학술지 규정에 발급 절차가 있으면 그 절차를 따르십시오.
▶ 국문 학회지: (학회) 편집위원회 귀중. (논문 제목)(접수번호 ○○)이 (날짜)에 게재 확정으로 통지되었습니다. 대학원 학위청구 서류로 제출할 게재예정증명서의 발급을 요청드립니다. 대학원에서 요구하는 표기 항목은 게재(발행) 예정일, 저자 표기, 소속, 이름, 논문 제목입니다. 제출 마감이 (날짜)여서, 가능하시면 PDF를 이메일로 먼저 보내 주시면 감사하겠습니다. 번거로운 부탁을 드려 죄송합니다.
▶ 영문 학술지: Dear Editorial Office, our manuscript “(title)” (ID: ○○) was accepted on (date). For my graduate school submission, could you please issue a letter confirming acceptance that states the title, authors, affiliations, journal, acceptance date and expected publication date? My deadline is (date), and a PDF by email would be sufficient if possible. Thank you for your help.
일주일 안에 답이 없으면 같은 스레드에 정중하게 다시 문의합니다. 이 간격은 필자의 제안입니다. 게재 승인 이메일 자체가 증명서를 대신할 수 있는지는 대학원마다 다르므로, 학과 사무실에 먼저 확인하십시오.
서류를 다룰 때 주의할 점
증명서는 학술지가 발급한 원본을 수정하지 않고 제출합니다. 판정이 바뀌어 게재가 철회되거나 지연되면 지도교수와 학과 사무실에 즉시 알려야 합니다. 경희대학교 대학원 학칙 시행세칙(시행 2023-09-01) 제29조 제2항은 학위청구논문과 학술지 게재 논문 또는 그 작성과정이 연구윤리에 어긋나는 경우 관련 규정에 따라 학위 취소와 징계 등의 조치를 취할 수 있다고 정합니다[4]. 서류의 사실관계는 학위와 연결된다는 뜻입니다.
인정 학술지인지도 서류만큼 중요합니다. 증명서를 받아도 해당 학술지가 대학원이 인정하는 등급이나 등재 범위가 아니면 요건을 채우지 못합니다. 등급 요건은 JCR 상위 퍼센트 계산에서 계산법을 다룹니다.
마무리
투고증명서는 접수를, 게재예정증명서는 게재 확정을 가리키며, 어느 쪽을 언제 제출해야 하는지는 대학원 문서가 정합니다. 공개 문서에서 필수 표기 항목과 인정 시점을 확인하고, 게재 확정 통지를 받은 날 편집실에 요청하면 마감 직전의 재발급 문제를 줄일 수 있습니다. 게재 후 후속 절차는 게재 확정 후 해야 할 일에서 이어집니다. 논문 게재료를 연구비로 처리할 때 필요한 증빙은 APC 연구비 처리 서류에 정리했습니다.
투고 준비와 제출, 수정 대응까지의 흐름은 저널 출판 지원 페이지에서 확인하실 수 있습니다. 학생·비펀딩 연구자 할인이나 범위 문의는 문의하기 또는 [email protected]으로 연락해 주십시오.
참고문헌
1. 서울대학교 식품영양학과. 졸업 논문심사(석사·박사 제출서류). foodnutrition.snu.ac.kr. 기준일 2026-10-11 (페이지에 개정일 표기 없음, 석사 항목에 “2025학년도 1학기부터 적용” 명시)
2. 서울대학교 재료공학부. 재료공학부 학위 취득에 관한 세칙(박사학위 논문심사), 2023-01-30 개정. mse.snu.ac.kr. 기준일 2026-10-11
3. 서울시립대학교. 학술지게재실적물 제출 매뉴얼(박사과정만 해당), 학생용 심사 신청 매뉴얼(경제학과 사이트 게시본, 2025-09 업로드). econ.uos.ac.kr. 기준일 2026-10-11
4. 경희대학교. 일반대학원내규 제64조 및 [별표6](시행 2024-03-01), 대학원 학칙 시행세칙 제29조(시행 2023-09-01). law.khu.ac.kr. 기준일 2026-10-11
5. Journal of History of Modern Art 편집위원회. 편집위원회 및 논문심사규정 II장 제9조(논문게재증명). KCI 저널센터. journal.kci.go.kr/kahoma. 기준일 2026-10-11
6. The Journal of Translation Studies 편집위원회. 편집위원회 규정 제16조 1)·11). KCI 저널센터. journal.kci.go.kr/kats. 기준일 2026-10-11
7. Elsevier. What happens after my manuscript is accepted? Journal Article Publishing Support Center (2026-07-15 갱신). elsevier.support. 기준일 2026-10-11
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